Follow-Up - wenn der Händler nicht antwortet
Du hast ein Reklamationsschreiben versendet, aber der Händler reagiert nicht? Kwittung hilft dir, am Ball zu bleiben - mit automatischen Erinnerungen und dem passenden nächsten Schritt.
So funktioniert's
Nach dem Versand eines Schreibens trackt kwittung. den Status automatisch:
Versendet
Das Schreiben wurde verschickt. Timer startet.
Warte auf Antwort
kwittung. erinnert dich nach der eingestellten Frist (Standard: 14 Tage) automatisch.
Erinnerung: Follow-Up fällig
Keine Antwort nach 14 Tagen? kwittung. schlägt den nächsten Schritt vor.
Tipp
Die automatische Erinnerung nach der eingestellten Frist (Standard: 14 Tage) ist für alle Nutzer kostenlos. Optional kannst du in den Einstellungen eine Vor-Erinnerung (z.B. nach 7 Tagen) aktivieren. Nach 24 Tagen folgt eine zweite Erinnerung, falls noch keine Lösung gefunden wurde.
Der Follow-Up-Dialog
kwittung. fragt dich zunächst: Hast du eine Antwort erhalten?
- Ja, Antwort erhalten: Du wählst dann das Ergebnis:
- Positiv gelöst: Kauf wird als erledigt markiert - Ergebnis erfassen
- Abgelehnt: Du wählst den Ablehnungsgrund - kwittung. empfiehlt das passende Eskalations-Schreiben
- Teilangebot erhalten: Gutschein oder Teilerstattung - kwittung. erklärt deine Optionen
- Nein, keine Antwort: Du wählst zwischen:
- Nächsten Schritt starten: kwittung. öffnet die Vorlagen-Auswahl - vorgefiltert auf die passende Eskalationsstufe
- Noch abwarten: Du setzt die Erinnerung neu - wählbar auf 3, 7, 14 oder 21 Tage
Tipp
Du kannst die Erinnerung maximal 3x verschieben. Nach der dritten Verschiebung musst du eine Entscheidung treffen - kwittung. zeigt dann eine Warnung, um zeitnahes Handeln zu fördern.
6 Ablehnungsgründe - 6 passende Antworten
Wenn der Händler ablehnt oder nicht reagiert, fragt kwittung. nach dem genauen Grund und empfiehlt automatisch das passende Eskalations-Schreiben:
Keine Antwort erhalten
Der Händler reagiert nicht auf dein Schreiben. → Empfehlung: Fristsetzung / Mahnung
Bestreitet das Problem
Der Händler behauptet, das Produkt war beim Kauf einwandfrei. → Empfehlung: Beweislastumkehr geltend machen
Verweist an den Hersteller
Der Händler sagt, du sollst dich an den Hersteller wenden - dein Ansprechpartner bleibt aber der Händler. → Empfehlung: Händler verweist an Hersteller
Bietet nur Gutschein / Kulanz
Der Händler bietet nur einen Gutschein statt Rückerstattung oder Reparatur. → Empfehlung: Kulanzlösung ablehnen
Gegenangebot machen
Du möchtest dem Händler einen eigenen Vorschlag unterbreiten - z.B. Teilerstattung statt Gutschein. → Empfehlung: Gegenangebot
Reparatur gescheitert
Der Händler hat repariert, aber das Problem besteht weiterhin. → Empfehlung: Rücktritt nach 2 Reparaturen
Tipp
Die empfohlene Vorlage wird automatisch vorgefiltert angezeigt. Du kannst aber jederzeit auch eine andere Vorlage wählen, wenn sie besser zu deinem Fall passt.
Ergebnis erfassen
Wenn ein Kauf gelöst ist, dokumentierst du das Ergebnis - kwittung. fragt nach der passenden Kategorie. Die Auswahl ist kontextabhängig: Je nach Fristart (Widerruf oder Gewährleistung) und ob ein Rückruf vorlag, werden unterschiedliche Optionen angezeigt.
Reklamation akzeptiert
Der Händler hat auf deine Reklamation reagiert. Je nach Fall:
Geld/Ersatz erhalten
Problem wurde mit Erstattung oder Ersatzlieferung gelöst.
Produkt repariert
Produkt wurde repariert, Gewährleistung läuft weiter (kein Archiv).
Widerruf akzeptiert
Widerruf wurde vom Händler bestätigt, Geld zurück.
Produkt zurückgegeben
Bei Rückruf: Produkt an Händler zurückgegeben.
Anderer Abschluss
Produkt entsorgt/kaputt
Gerät ist defekt, entsorgt oder irreparabel.
Nicht mehr im Besitz
Produkt wurde verkauft, verschenkt oder weitergegeben.
Anderweitig geklärt
Versicherung, persönliche Lösung oder anderer Ausgang.
Das Ergebnis wird im Verlauf gespeichert. Bei „Produkt repariert" bleibt der Fall aktiv (Gewährleistung läuft weiter) - alle anderen Optionen archivieren den Kauf automatisch.
